Kassensystem für die Gastronomie: Mit welchen Kosten müssen B2B-Betriebe rechnen?
Die Anschaffung eines neuen Kassensystems für ein Restaurant, ein Café oder eine Bar ist eine wichtige Investition. Auf dem Markt gibt es Angebote von kostenlosen Apps über monatliche Mietmodelle bis hin zu teuren Kauflizenzen. Für Gastronomen ist es schwer, die tatsächlichen Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) zu überblicken. Versteckte Gebühren für Updates, TSE-Absicherung oder EC-Terminals lauern überall.
Schnellantwort
Die Kosten für ein Gastro-Kassensystem teilen sich in einmalige Hardware-Kosten (ca. 400 bis 1.500 EUR pro Kasse) und monatliche Software-Lizenzen (ca. 30 bis 90 EUR/Monat). Hinzu kommen Kosten für die gesetzliche TSE (ca. 200 EUR einmalig oder 10 EUR/Monat) sowie Transaktionsgebühren für bargeldlose Zahlungen (meist 0,9 % bis 1,5 % des Umsatzes).
Die Anschaffung eines neuen Kassensystems für ein Restaurant, ein Café oder eine Bar ist eine wichtige Investition. Auf dem Markt gibt es Angebote von kostenlosen Apps über monatliche Mietmodelle bis hin zu teuren Kauflizenzen. Für Gastronomen ist es schwer, die tatsächlichen Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) zu überblicken. Versteckte Gebühren für Updates, TSE-Absicherung oder EC-Terminals lauern überall.
Einmalige Kosten: Hardware & Einrichtung
Die benötigte Hardware richtet sich nach dem Konzept Ihres Betriebs:
- Stationäre Kasse: Ein Touch-PC an der Theke mit integriertem Belegdrucker und Kundendisplay kostet im PTMshop zwischen 600 EUR und 1.200 EUR.
- Mobile Handhelds: Für den Service am Tisch benötigen Sie mobile Terminals (z.B. Sunmi). Diese liegen bei ca. 300 EUR bis 600 EUR pro Stück.
- Peripherie: Kassenschublade (ca. 70 EUR), Küchendrucker (ca. 200 EUR), WLAN-Router für Gastro (ca. 100 EUR).
- Einrichtung & Schulung: Wenn Sie das System nicht selbst konfigurieren, verlangen Dienstleister für die Programmierung der Speisekarte und die Schulung des Personals einmalig 300 bis 800 EUR.
Laufende Kosten: Software & Lizenzen
Klassische Kauf-Kassenprogramme sterben aus. Moderne Systeme setzen auf das Software-as-a-Service (SaaS) Modell:
- Kassensystem-App: Sie zahlen eine monatliche Miete für die Kassensoftware. Die Gebühren liegen je nach Funktionsumfang (Tischplan, Raumaufteilung, Kundenverwaltung, Schnittstellen zur Buchhaltung) zwischen 39 EUR und 89 EUR pro Monat und Kasse.
- TSE-Kosten: Die gesetzliche Sicherheitseinrichtung kostet als Hardware-USB-Stick einmalig ca. 200 EUR (Laufzeit 3-5 Jahre) oder als Cloud-TSE ca. 8 bis 15 EUR pro Monat.
Kaufen oder Mieten/Leasen?
Für Existenzgründer empfiehlt PTMshop das B2B-Leasing. So verteilen Sie die hohen einmaligen Kosten für Hardware und Einrichtung auf kleine monatliche Raten und schonen Ihr Eigenkapital für den Wareneinkauf und das Marketing.
Wichtige Kaufkriterien
- Update-Gebühren: Prüfen Sie, ob gesetzliche Software-Updates (z.B. Mehrwertsteuer-Anpassungen) in der Monatsgebühr enthalten sind.
- Kartenleser-Miete: Viele Anbieter locken mit billiger Kassensoftware, verlangen aber hohe Monatsmieten für das EC-Terminal und teure Transaktionsgebühren. PTM PAY bietet transparente B2B-Konditionen.
- Support-Hotline: Kostet der Notfall-Support am Samstagabend extra? Ein 24/7-Support ist in der Gastro überlebenswichtig.
Passende B2B-Klassiker im PTMshop
Sunmi T3 Touchsystem
- Leistungsstarke
- zuverlässige Standkasse mit integriertem 80-mm-Bon-Drucker für den Treseneinsatz
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- Exzellente Kasse mit 10
- 1" Kundenbildschirm für Belege
- Aktionen und interaktive Kundenanzeigen
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- Mobile POS-Kasse (10
- 1" Display
- Android 13) mit integriertem 80-mm-Drucker und 2D-Scanner – ideal für Bestellungen direkt am Tisch
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gibt es kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie?
Es gibt kostenlose Apps, allerdings entsprechen diese selten den strengen deutschen TSE-Vorgaben oder verlangen extrem hohe Gebühren bei der Abwicklung von Kartenzahlungen.
Was kostet der Tausch einer abgelaufenen Hardware-TSE?
Ein neuer TSE-USB-Stick schlägt nach Ablauf des Zertifikats (nach 3-5 Jahren) mit ca. 180 bis 250 EUR zu Buche.
Kann ich eigene iPads oder Android-Tablets als Kasse nutzen?
Ja, viele Software-Anbieter erlauben die Nutzung eigener Hardware. Sie müssen dann lediglich die Rausdruck-Drucker und die TSE separat im PTMshop erwerben.
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